Применение обезличенной электронной подписи в первичных учетных документах: разъяснение ФНС

Использование электронной подписи в бизнесе стало важным элементом цифровизации документооборота. Вопрос о допустимости применения обезличенной электронной подписи для подписания первичных учетных документов вызвал множество вопросов у организаций. В своем письме от 17 июля 2024 года № ЗГ-2-26/10319 Федеральная налоговая служба (ФНС) разъяснила этот аспект.

Что такое обезличенная электронная подпись?

Обезличенный сертификат электронной подписи — это квалифицированный сертификат, который содержит указание только на юридическое лицо в качестве владельца данного сертификата. Этот сертификат выдается удостоверяющим центром ФНС РФ и не включает информацию о физическом лице, действующем от имени юридического лица.

Требования закона о бухучете

Статья 9 закона о бухгалтерском учете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) устанавливает перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Среди них:

• Подпись лица с указанием наименования должности, совершившего сделку или операцию.

• Подпись лица, ответственного за оформление документа.

• Фамилия и инициалы или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Эти документы должны быть подписаны руководителем организации или лицами, уполномоченными на это.

Позиция ФНС по обезличенной электронной подписи

По мнению ФНС, использование обезличенной электронной подписи не соответствует требованиям закона о бухгалтерском учете. Подписание первичных учетных документов такой подписью не позволяет идентифицировать лицо, ответственное за документ. Это означает, что использование обезличенной электронной подписи не позволяет выполнить требования закона в части указания конкретного физического лица, подписывающего документ.

Риски неправомерного использования

ФНС также отмечает, что использование обезличенного сертификата может создать риски для юридического лица. Неидентифицируемость подписанта может привести к неправомерному использованию сертификата должностными лицами, что, в свою очередь, может вызвать юридические и финансовые проблемы для компании.

Заключение

Таким образом, применение обезличенной электронной подписи для подписания первичных учетных документов не соответствует требованиям закона о бухгалтерском учете. Организациям рекомендуется использовать персонализированные электронные подписи, которые позволяют четко идентифицировать лиц, ответственных за подписание документов. Это не только соответствует законодательным требованиям, но и помогает минимизировать риски, связанные с неправомерным использованием электронной подписи.