Строка 5б: базовые правила заполнения в 2026 году

С 1 января 2026 года форма счета-фактуры (и УПД) пополнилась новым обязательным реквизитом — строкой 5б. В ней необходимо указывать номер и дату составления счета-фактуры (или нескольких), который был выставлен при получении аванса (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок.

Главное правило, которое нужно запомнить: в строку 5б отгрузочного счета-фактуры включаются абсолютно все авансовые счета-фактуры, которые относятся к данной конкретной реализации.

Как оформить, если авансов было несколько?

Нередко покупатель оплачивает товар частями. Например, первый транш пришел в 4-м квартале 2025 года, а второй — в 1-м квартале 2026 года. Сама отгрузка состоялась также в 1-м квартале 2026 года.

В таком случае хронология поступления денег не имеет значения. Имеет значение только их привязка к конкретной отгрузке.

Правительство РФ уточнило порядок заполнения этого реквизита (соответствующие поправки в Постановление № 1137 официально вступают в силу с 01.04.2026, но ФНС и аудиторы рекомендуют применять их уже сейчас):

• Если вы получили несколько авансовых платежей, в строке 5б нужно перечислить номера и даты всех соответствующих авансовых счетов-фактур.

• Данные указываются строго через разделительный знак — «;» (точка с запятой).

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Как правильно заполнить строку 5б счета-фактуры при реализации товаров, если оплата поступала несколькими авансовыми платежами в разные налоговые периоды, и на один из авансов составлялся исправительный счет-фактура?

Оформление отгрузочного счета-фактуры в ситуации, когда сделка финансировалась несколькими траншами в разные кварталы, требует особой внимательности. Согласно обновленным требованиям постановления Правительства РФ № 1137, в строку 5б необходимо внести реквизиты абсолютно всех авансовых счетов-фактур, суммы по которым зачитываются в счет текущей отгрузки. Это правило работает вне зависимости от того, были ли авансы получены месяц назад или в прошлом календарном году.

Переход налоговых периодов (например, из 4-го квартала 2025 года в 1-й квартал 2026 года) никак не ограничивает перечень документов, подлежащих включению в эту строку. Налоговую инспекцию интересует не хронология кварталов, а прямая документальная связь между полученными ранее деньгами и текущей реализацией. Если отгрузка закрывает два аванса из разных периодов, оба документа должны быть отражены в финальном счете-фактуре.

Форматирование этой строки строго регламентировано. Для разделения реквизитов нескольких авансовых документов используется исключительно точка с запятой (";"). Использование запятых, пробелов или других символов в качестве разделителей может привести к ошибкам при автоматизированной проверке отчетности (АСК НДС) и, как следствие, к требованиям о предоставлении пояснений от ФНС.

Особое внимание следует уделить ситуациям, когда первичный авансовый счет-фактура подвергался корректировке. Если вы вносили исправления в документ на предоплату, в строке 5б необходимо указывать не только номер и дату первоначального авансового счета-фактуры, но и номер, а также дату его последнего исправления. Это важнейший нюанс, игнорирование которого приведет к расхождениям в книгах покупок и продаж у контрагентов.

Чтобы избежать досадных технических ошибок и претензий со стороны проверяющих органов, мы рекомендуем внедрить в работу бухгалтерии следующий пошаговый алгоритм проверки перед проведением отгрузочных документов:

Практический чек-лист по заполнению строки 5б:

• Идентифицируйте все авансы: Поднимите историю взаиморасчетов по конкретному договору/спецификации и найдите все поступления, которые зачитываются в счет текущей отгрузки.

• Соберите первичку: Найдите все выставленные авансовые счета-фактуры на эти суммы.

• Проверьте наличие исправлений: Убедитесь, не выставлялись ли к найденным авансовым счетам-фактурам исправительные документы. Если да — берите реквизиты последней версии.

• Сформируйте строку: Запишите данные в формате "№ [номер] от [дата]; № [номер] от [дата]".

• Сверьте суммы: Убедитесь, что общая сумма зачтенных авансов по перечисленным документам математически совпадает с суммой, указанной в строке 5 (к платежно-расчетному документу) и соответствует условиям договора.