Строка 5 в УПД со статусом «2»: обязана ли компания её заполнять и как ответить заказчику

Типичный спор в электронном документообороте: исполнитель отправляет заказчику акт выполненных работ в форме УПД, а тот отклоняет документ — «была предоплата, заполните строку 5 с номером и датой платёжки». Исполнитель при этом не является плательщиком НДС и выставляет УПД со статусом «2». Кто прав? Короткий ответ: требование заказчика не основано на законе — в УПД со статусом «2» строка 5 «К платёжно-расчётному документу» не обязательна. Разбираем почему и что с этим делать на практике.

Два статуса УПД — два разных набора требований

Универсальный передаточный документ — рекомендованная ФНС форма (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96), собранная из счёта-фактуры и реквизитов первичного учётного документа. Ключ к ответу — в статусе, который выбирает налогоплательщик:

УПД со статусом «2» счёт-фактуру не заменяет и в книгах не регистрируется — это просто акт. А значит, и требования к нему предъявляются только как к первичному документу.

Что обязательно в УПД со статусом «2»

Перечень обязательных реквизитов первички закрытый — ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа (например, «Акт выполненных работ»);

• дата составления;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни — описание работ (чем детальнее, тем ниже риски претензий проверяющих);

• величина натурального и (или) денежного измерения — объём, единицы, стоимость;

• должности лиц, ответственных за оформление;

• подписи с фамилиями и инициалами.

Номера и даты документа об оплате в этом списке нет. Строка 5 — реквизит, обязательный исключительно для счёта-фактуры: п. 5 ст. 169 НК РФ требует указывать номер платёжно-расчётного документа при получении аванса. В электронном формате УПД это закреплено прямо: элемент «Сведения о платёжно-расчётном документе» обязателен только при функциях СЧФ и СЧФДОП — то есть при статусе «1» — в случае получения предоплаты (приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Для функции «ДОП», соответствующей статусу «2», такой обязанности нет: поле не заполняется или в нём ставятся прочерки.

Когда строка 5 действительно обязательна

Чтобы не впасть в обратную крайность, зафиксируем: если исполнитель — плательщик НДС и выставляет УПД со статусом «1» после полученного аванса, строка 5 обязательна. Её отсутствие — дефект счёта-фактуры, который может стоить покупателю вычета. Требование заказчика было бы абсолютно правомерным — но только к статусу «1».

Заполнить всё-таки можно — и иногда проще

Закон не запрещает дополнять акт любыми полезными реквизитами: номером акта, полными реквизитами сторон, ссылкой на договор, сроками выполнения работ, отметкой о качестве и отсутствии претензий. Реквизиты платёжного документа тоже можно указать — как дополнительную информацию, добровольно. Если заказчик крупный и принципиальный, заполнить строку 5 бывает дешевле, чем неделями гонять документ по кругу в ЭДО. Важно лишь понимать: это жест доброй воли, а не обязанность.

Шаблон ответа заказчику

Если решили не заполнять, а обосновать позицию, за основу можно взять такую формулировку:

«Направленный вам УПД имеет статус "2" и применяется исключительно в качестве первичного учётного документа (функция "ДОП"). Обязательные реквизиты такого документа установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; сведения о платёжно-расчётном документе к ним не относятся. Строка 5 обязательна только для документов с функцией СЧФ/СЧФДОП при получении предоплаты (ст. 169 НК РФ, приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Наша организация не является плательщиком НДС и счёт-фактуру не выставляет. Основания для отказа в приёме документа отсутствуют».

Вывод: строка 5 «К платёжно-расчётному документу» — атрибут счёта-фактуры, а не акта. В УПД со статусом «2» её можно не заполнять, даже если работы оплачены авансом: обязательные реквизиты первички исчерпывающе перечислены в ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и платёжки среди них нет. Отклонение документа по этому основанию неправомерно — но ничто не мешает вписать реквизиты оплаты добровольно, если мир с заказчиком дороже принципа.