Ошибки при подаче в Роскомнадзор уведомления об обработке персональных данных

Подача уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор — обязательный шаг для большинства организаций и ИП. Ошибки при оформлении приводят к штрафам и требованиям внести изменения. Разбираем самые частые нарушения и даём рекомендации по их предотвращению.

Кто обязан подавать уведомление в Роскомнадзор

Согласно статье 22 Федерального закона № 152-ФЗ, уведомление об обработке персональных данных должны подавать все операторы до начала обработки. Это касается и юридических лиц, и индивидуальных предпринимателей. Исключения из этого правила — редкие и конкретно оговорены в законе:

• обработка данных в целях государственной безопасности;
  
  

• ручная обработка без автоматизации;
  
  

• обработка в рамках транспортной безопасности.
  
  

Если организация не подпадает под исключения, подача уведомления — обязательна.

С 30 мая 2025 года вступают в силу новые штрафы: от 100 000 до 300 000 рублей для организаций и ИП за неподачу уведомления или его несвоевременное оформление.

Типовые ошибки при подаче уведомления и как их избежать

1. Уведомление не на фирменном бланке

Ошибка: отсутствие фирменного бланка или печати.
Что делать: оформить уведомление на бланке с реквизитами или заверить печатью и подписью уполномоченного лица. Если фирма или ИП работают без печати — её не требуется, но реквизиты всё равно нужно указать.

2. Некорректный адрес оператора

Ошибка: неполный или неверный адрес, несоответствие данным из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Что делать: указывать юридический адрес полностью, включая индекс, улицу, номер дома, корпус. Для филиалов — обозначать их адреса и наименования.

3. Ошибки в правовых основаниях обработки

Ошибка: указание только Закона № 152-ФЗ.
Что делать: указывать конкретные правовые акты, регулирующие деятельность оператора, — устав, лицензии, локальные акты, положения о ПДн, приказы.

4. Неправильная формулировка цели обработки данных

Ошибка: общие фразы или несоответствие уставной деятельности.
Что делать: перечислить конкретные цели, например: ведение кадрового учёта, налоговая отчётность, оказание услуг и т.д.

5. Ошибки в перечне обрабатываемых персональных данных

Ошибка: указание категорий лиц вместо конкретных данных, использование фраз «и т.д.», «и др.».
Что делать: указывать перечень данных, например: ФИО, дата рождения, адрес, образование, доходы, состояние здоровья и др.

6. Некорректное указание категорий субъектов данных

Ошибка: неуказание всех категорий, использование сокращений, упоминание юрлиц.
Что делать: перечислить все категории физических лиц, чьи данные обрабатываются: сотрудники, клиенты, учащиеся, члены семей работников и т.д.

7. Ошибки в перечне действий с данными

Ошибка: указание всех возможных действий без анализа.
Что делать: выбрать только те действия, которые реально выполняются: сбор, хранение, использование, передача, уничтожение и т.п.

8. Неправильное описание мер защиты данных

Ошибка: копирование шаблонных формулировок без анализа.
Что делать: указать фактические организационные и технические меры: использование СКЗИ, контроль доступа, антивирусная защита, учет носителей и пр.

9. Ошибка в дате начала обработки данных

Ошибка: указание даты регистрации, не соответствующей началу обработки.
Что делать: указывать дату из свидетельства о постановке на учёт (ИНН), если обработка началась с начала деятельности.

10. Нарушения при подписании уведомления

Ошибка: уведомление подписывает неуполномоченное лицо.
Что делать: подписывать должен руководитель или представитель по доверенности. Указывать ФИО, должность, контактный телефон и email исполнителя.

Как подать уведомление правильно

С 2023 года применяется новая форма уведомления, утверждённая приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180. Рекомендуем:

• перед подачей изучить текущую форму на сайте Роскомнадзора;
  
  

• использовать инструкции и памятки территориальных управлений;
  
  

• тщательно проверять все поля на соответствие данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП и внутренним документам;
  
  

• при необходимости проконсультироваться в местном управлении Роскомнадзора.

Вывод

Ошибки при подаче уведомления об обработке персональных данных могут обернуться крупными штрафами и дополнительными проверками. Чтобы избежать проблем, важно внимательно отнестись к заполнению всех полей формы и действовать в рамках действующего законодательства.