Бумажный путевой лист после 1 сентября 2026 года: можно ли списывать ГСМ без «электронки»

С 1 сентября 2026 года вступают в силу новые правила работы с электронными перевозочными документами, и у бухгалтеров закономерно возник вопрос: не «сгорят» ли расходы на ГСМ, если организация продолжит оформлять путевые листы на бумаге? Особенно остро проблема стоит для микропредприятий и компаний, где на служебных автомобилях ездят обычные сотрудники — менеджеры, снабженцы, юристы, — которые не являются водителями по должности и не проходят предрейсовые медосмотры. Сформировать полноценный электронный путевой лист в такой ситуации технически не получится.

Хорошая новость: паниковать не нужно. Тотального перехода на электронные путевые листы с 01.09.2026 законодательство не вводит. Разбираемся, что на самом деле меняется, кого коснётся обязательная «электронка» и как без рисков продолжать подтверждать расходы на топливо бумажными документами.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

Электронный путевой лист входит в перечень электронных перевозочных документов — он закреплён в п. 27 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон № 259-ФЗ).

Однако само по себе включение документа в этот перечень не означает, что с 01.09.2026 все путевые листы должны оформляться исключительно в электронном виде.

Ключевая норма — ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ: электронные перевозочные документы формируются участниками информационного взаимодействия и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) только в случаях, прямо предусмотренных Законом № 259-ФЗ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ в области транспорта.

Проще говоря: электронный путевой лист обязателен не «для всех и всегда», а только там, где на это есть прямое указание в законе или подзаконном акте в сфере транспорта.

Для кого электронный путевой лист станет обязательным

На сегодняшний день специальное требование об обязательном применении электронных перевозочных документов (включая электронный путевой лист) с 01.09.2026 установлено, в частности, для перевозки автомобильным транспортом отдельных видов алкогольной и спиртосодержащей продукции, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944).

Если ваша компания не подпадает под подобные специальные требования, действуют общие правила оформления путевых листов и первичных учётных документов — а они бумажную форму не запрещают.

Бумага или ГИС ЭПД: сравниваем ситуации

Служебные поездки сотрудников: что говорит закон

Типичная ситуация: автомобиль принадлежит организации, но используется не профессиональными водителями, а «офисными» сотрудниками для поездок к контрагентам. Предрейсовые медосмотры не проводятся, путевой лист в его «транспортном» понимании (со всеми обязательными реквизитами для перевозочной деятельности) не оформляется — и оформляться в ГИС ЭПД не сможет.

Здесь важно понимать позицию контролирующих органов. Организации, которые не обязаны в силу закона оформлять путевые листы, вправе:

• использовать путевой лист как один из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив этот порядок в учётной политике для целей налогообложения прибыли;

• либо применять иные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, которые подтверждают произведённые расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (например, отчёты о служебных поездках, маршрутные листы, данные систем мониторинга транспорта).

Эта позиция изложена в письмах:

• УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@;

• Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354;

• Минтранса России от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис.

Налоговые последствия: признают ли расходы на ГСМ

Главный критерий признания затрат в налоговом учёте остаётся неизменным — это ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Формат документа — бумажный или электронный — сам по себе на признание расходов не влияет. Если обязанность оформлять именно электронный путевой лист для вашей ситуации законодательством не установлена, бумажный путевой лист остаётся полноценным первичным документом для списания ГСМ как в налоговом, так и в бухгалтерском учёте.

Что делать бухгалтеру прямо сейчас

1. Проверьте, не подпадает ли деятельность компании под спецтребования. Если организация перевозит маркируемую алкогольную и спиртосодержащую продукцию — с 01.09.2026 без электронного путевого листа и ГИС ЭПД не обойтись (постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944). Следите за новыми НПА: перечень случаев обязательной «электронки» может расширяться.
   
   

2. Закрепите порядок в учётной политике. Пропишите, что расходы на ГСМ подтверждаются путевыми листами на бумажном носителе (или иными документами — укажите какими), с описанием периодичности их оформления.
   
   

3. Следите за качеством первички. Бумажный путевой лист должен содержать сведения, позволяющие подтвердить производственный характер поездки: маршрут, цель, показания одометра, расход топлива. Формальные пробелы — главная причина претензий налоговых органов, а не формат документа.
   
   

4. Не изобретайте обязанности, которых нет. Если сотрудники не являются водителями и организация не осуществляет перевозочную деятельность, требования о медосмотрах и направлении путевых листов в ГИС ЭПД на такие поездки не распространяются.
   
   

Вывод: после 01.09.2026 бумажный путевой лист остаётся законным и безопасным инструментом для списания расходов на ГСМ — при условии, что обязательное применение электронного путевого листа для вашей ситуации прямо не установлено законодательством, а сам документ соответствует требованиям ст. 252 НК РФ.