Как правильно рассчитывать отпускные в 2025 году: пошаговая инструкция

Отпускные – это выплаты, которые сотрудники получают за период отпуска. Правильный расчет отпускных зависит от множества факторов, включая отработанное время и размер заработной платы. В 2025 году расчет отпускных остается регламентированным Трудовым кодексом, но некоторые моменты стоит учитывать более детально.

Как составляется график отпусков?

График отпусков – это внутренний документ, обязательный для всех работодателей (кроме индивидуальных предпринимателей). Он должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2024 года. В этом документе указываются все сотрудники, включая тех, кто будет уволен в течение следующего года.

• График утверждается приказом работодателя.

• Сотрудники знакомятся с ним под подпись (например, через журнал ознакомлений).

• Если изменения происходят, они вносятся в график, что упрощает управление отпусками и помогает избежать штрафов.

Основные правила расчета отпускных

1. Расчетный период для определения среднего заработка – это 12 месяцев перед месяцем, когда сотрудник уходит в отпуск (например, для отпуска в июле 2025 года расчетный период с 1 июля 2024 по 30 июня 2025 года).

2. Размер отпускных зависит от среднего дневного заработка. Рассчитывается по формуле:

• Среднедневной заработок = Общий доход за расчетный период / Количество календарных дней (в расчетный период)

• Отпускные = Среднедневной заработок * Количество дней отпуска

Учитываемые выплаты

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, предусмотренные трудовым договором, включая:

• Оклад

• Премии

• Доплаты

Как рассчитать отпускные, если были больничные?

Если в расчетный период сотрудник был на больничном, то для расчета отпускных используется следующая схема:

• Для месяцев, когда сотрудник работал полный месяц, используется число дней в месяце (например, 29,3).

• В месяцах с больничным, учитываются только отработанные дни.

Пример: сотрудник получает оклад 30 000 рублей. В июле он был на больничном, и за отработанные дни ему начислили 23 500 рублей.

Шаги расчета:

1. Определяем общий доход за расчетный период:

• 30 000 * 11 (полных месяцев) + 23 500 (июль) = 353 500 руб.

2. Рассчитываем количество дней для расчета отпускных:

• Для полного месяца: 29,3 * 11 = 322,3

• Для месяца с больничным: (29,3 / 31) * 24 (отработанные дни) + 29,3 * 11 = 344,98

3. Рассчитываем среднедневной заработок:

• 353 500 / 344,98 = 1 024,70 руб.

4. Умножаем на количество дней отпуска, чтобы получить сумму отпускных.

Как начислить отпускные при повышении зарплаты?

Если в расчетный период зарплата была повышена, необходимо провести индексацию отпускных:

• Расчет отпускных по старой зарплате производится до момента повышения, а затем применяется новый коэффициент для увеличенных выплат.

Пример: если оклад сотрудника был повышен с 39 000 до 41 000 рублей:

1. Рассчитываем коэффициент индексации: 41 000 / 39 000 = 1,051282.

2. Применяем его к заработку за месяцы до повышения.

3. Рассчитываем итоговую сумму отпускных.

Когда нужно выплатить отпускные?

Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Не забудьте удержать НДФЛ с суммы отпускных, так как это обязательное требование.

Заключение

Правильный расчет отпускных помогает не только избежать ошибок, но и обеспечить справедливые условия для сотрудников. Важно учитывать все нюансы: отработанное время, изменения в зарплате и периоды больничных. Своевременное планирование отпуска и учет всех выплат сделают процесс расчета более прозрачным и удобным для обеих сторон.