Заполнение кодов занятий в графе 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1: Полное руководство

Нередко кадровики и бухгалтеры сталкиваются с проблемой: должность сотрудника в штатном расписании есть, а в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) — нет. Как быть в такой ситуации и какой код указывать в отчете ЕФС-1? Минтруд дал официальные разъяснения, которые помогут сориентироваться.

Официальная позиция Минтруда: что делать при сложностях с идентификацией

В своем Письме от 19.08.2025 г. № 14-2/ООГ-3786 Министерство труда и социальной защиты РФ уточнило порядок действий. Ведомство подтвердило, что графа 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 заполняется пятизначным кодом в формате «ХХХХ.Х», где первые четыре цифры — это код начальной группы занятий из ОКЗ, а последняя — контрольное число.

Ключевая рекомендация письма касается ситуаций, когда должность сотрудника невозможно прямо соотнести с какой-либо группой в ОКЗ. В таких случаях Минтруд советует использовать связку с другими классификаторами — ОК 016-94 и ОК 016-2025 (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов — ОКПДТР).

По сути, предлагается действовать по цепочке: найти должность в знакомом многим кадровикам ОКПДТР, а затем через специальные таблицы соответствия определить, какому коду ОКЗ она соответствует.

Что такое «Код выполняемой функции» и зачем он нужен?

Код выполняемой функции — это специальный шифр, который детально описывает, какую именно работу выполняет сотрудник на своей должности. Он состоит из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х».

Этот код берется не из головы и не из штатного расписания, а из Общероссийского классификатора занятий, или ОКЗ (ОК 010-2014).

Основная цель введения этого кода — унификация и систематизация данных о трудовых функциях граждан. СФР использует эту информацию для анализа рынка труда, формирования статистических данных и более точного назначения мер социальной поддержки. По сути, государство хочет знать не просто, что человек работает «менеджером», а чем конкретно он занимается: продажами, закупками или персоналом.

Когда нужно заполнять графу 6?

Заполнение кода выполняемой функции обязательно для всех кадровых мероприятий, отражаемых в ЕФС-1. К ним относятся:

• ПРИЕМ на работу;

• ПЕРЕВОД на другую постоянную работу;

• УВОЛЬНЕНИЕ;

• ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ трудового договора (например, в связи с мобилизацией);

• ВОЗОБНОВЛЕНИЕ трудового договора;

• УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) второй и последующей профессии или квалификации.

Проще говоря, при любой записи, которая вносится в электронную трудовую книжку, графа 6 должна быть заполнена.

Структура кода и как его найти в классификаторе ОКЗ

Код имеет четкую иерархическую структуру. Давайте разберем его на примере. Допустим, нам нужен код для должности «Бухгалтер».

В классификаторе ОКЗ мы находим код 2411.6.

• 2 — основная группа («Специалисты высшего уровня квалификации»).

• 24 — подгруппа («Специалисты в сфере бизнеса и администрирования»).

• 241 — малая группа («Специалисты по финансам»).

• 2411 — начальная группа («Бухгалтеры»).

• .6 — контрольное число.

Таким образом, код для отчета ЕФС-1 — это четыре цифры начальной группы и одна цифра контрольного числа после точки.

Пошаговый алгоритм поиска кода по ОКЗ:

1. Определите ключевую трудовую функцию. Подумайте, в чем заключается основная работа сотрудника. Не ориентируйтесь только на название должности в штатном расписании, оно может быть любым. Важна суть работы. Например, «менеджер по чистоте» по факту является уборщиком.

2. Найдите подходящую группу в ОКЗ. Откройте классификатор (его легко найти в любой справочно-правовой системе или просто в поиске) и начните поиск по ключевым словам или по иерархии групп.

3. Выберите наиболее точную начальную группу. Двигаясь по структуре классификатора, найдите группу, которая максимально точно описывает обязанности вашего сотрудника. В каждой группе есть подробное описание типов работ.

4. Сформируйте итоговый код. Возьмите четырехзначный код найденной начальной группы, поставьте точку и добавьте контрольное число, указанное рядом.

Важно! Если должность сотрудника предполагает совмещение нескольких функций (например, бухгалтер-кассир), выбирайте код по той функции, которая занимает большую часть рабочего времени.

Примеры кодов для самых распространенных должностей

Чтобы вам было проще ориентироваться, мы подготовили таблицу с кодами для популярных профессий.

Что делать, если точного соответствия нет?

Классификатор ОКЗ содержит тысячи позиций, но он не может охватить все существующие в мире должности. Часто встречаются ситуации, когда название должности в штатном расписании уникально и его нет в справочнике.

Что делать в таком случае:

• Анализируйте должностную инструкцию. Главный ваш документ в этом поиске — не трудовой договор, а должностная инструкция, где подробно прописаны все обязанности сотрудника.

• Ищите по выполняемым задачам, а не по названию. Например, для должности «IT-евангелист» в ОКЗ кода нет. Но если его основная работа — продвижение и продажа IT-продуктов, то можно использовать код менеджера по продажам (2433.9) или специалиста по маркетингу (2431.1).

• Используйте обобщенные коды. Если работа сотрудника очень разноплановая, можно взять код из более общей группы, который описывает основное направление деятельности. Главное — не оставлять графу пустой.

Пример сложного выбора:

Должность: Маркетолог-аналитик. Сотрудник занимается и креативной частью (разработка рекламных кампаний), и аналитической (анализ рыночных данных, метрик).

• В ОКЗ есть код 2431.1 «Специалисты по рекламе и маркетингу».

• А есть код 2120.2 «Математики, актуарии и статистики», который больше подходит для аналитической части.

Решение: Нужно определить, какая функция преобладает. Если 80% времени уходит на анализ данных и построение моделей, то логичнее будет выбрать код, связанный со статистикой. Если же аналитика — лишь вспомогательный инструмент для создания маркетинговых стратегий, то правильнее будет код 2431.1. Обсудите это с руководителем подразделения, чтобы выбор был обоснованным.

Вывод

Заполнение кода выполняемой функции в форме ЕФС-1 — не такая сложная задача, как кажется на первый взгляд. Главное — понять логику классификатора ОКЗ и ориентироваться не на красивое название должности, а на реальные трудовые обязанности сотрудника.

Краткая памятка:

1. Основа для кода — Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ).

2. Формат кода — всегда «ХХХХ.Х» (четыре цифры, точка, одна цифра).

3. Анализируйте суть работы, а не название должности. Ваш главный помощник — должностная инструкция.

4. При совмещении функций выбирайте ту, что занимает больше всего времени.

5. Если точного совпадения нет, используйте наиболее близкий по смыслу или обобщенный код.

Правильное заполнение этой графы поможет избежать лишних вопросов от СФР и сдать отчет с первого раза.