Включать ли в график отпусков нового сотрудника: разъяснение Минтруда

Если вы заключили трудовой договор с новым сотрудником в декабре, но он выходит на работу только с января, нужно ли включать его отпуск в график? Минтруд дал официальный ответ.

Кто включается в график отпусков: нормы Трудового кодекса

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, который утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года. То есть крайний срок — 17 декабря текущего года.

В графике отпусков отражается, в какие месяцы сотрудники будут использовать отпуска в следующем году. Он формируется по форме № Т-7 или по внутреннему шаблону и должен учитывать всех работников, с которыми на момент утверждения графика уже заключены трудовые договоры.

Позиция Минтруда: можно и нужно включать нового работника

Минтруд России в письме от 15.04.2025 № 14-6/ООГ-1951 разъяснил, что:

«Работника, с которым заключён трудовой договор до 17 декабря, но дата начала работы — 1 января следующего года, целесообразно включить в график отпусков уже при его утверждении».

Если работодатель по каким-либо причинам этого не сделал, в график можно внести изменения позже. Трудовой кодекс не запрещает корректировать график отпусков — это допустимо в случае новых приёмов на работу, переводов, переносов отпуска и других кадровых изменений.

Что будет, если не включить нового сотрудника в график отпусков

Если работодатель не учтёт в графике отпусков сотрудника, с которым уже заключён договор, это может привести к следующим рискам:

• трудовой спор с работником, если отпуск не предоставят вовремя;
  
  

• нарушение трудового законодательства, если отпуск не будет согласован в установленные сроки;
  
  

• штраф по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение требований по учёту и предоставлению отпусков.
  
  

Как правильно учесть отпуск нового сотрудника

Если договор подписан до 17 декабря, а сотрудник начинает работу с января:

• рекомендуется сразу включить его в график отпусков на следующий год;
  
  

• если этого не сделано — внести изменения в график позже, когда работник приступит к работе;
  
  

• при составлении графика ориентируйтесь на дату, с которой у сотрудника начнётся право на отпуск — как правило, это через 6 месяцев с начала работы.
  
  

Вывод: включать нужно, даже если сотрудник начнёт работать с января

Работодатель обязан учитывать отпуска всех сотрудников, с которыми уже оформлены трудовые отношения. Даже если новый работник приступает к работе после утверждения графика отпусков, он всё равно должен быть в нём отражён.

Чтобы избежать споров и нарушений, включите отпуск сотрудника заранее либо оперативно внесите изменения в утверждённый график.