Сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации в 2025 году

01.04.2025

189 просмотров

Время чтения: 10 мин.

Бруева Ольга Владимировна

Ведущий консультант 1С

Компании и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять бухгалтерские и кадровые документы в установленные законом сроки. Несоблюдение этих требований может привести к штрафам и другим санкциям со стороны государственных органов. Рассмотрим основные законодательные нормы, регулирующие порядок хранения документации, и разберем, сколько лет нужно сохранять различные виды документов в 2025 году.

Законодательные требования к хранению документации

Обязанность хранения документов закреплена в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с п. 1 ст. 17 этого закона, компании должны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков, установленных законодательством.

Базовые нормативные акты, определяющие сроки хранения:

Перечень типовых управленческих документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236);
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Налоговый кодекс РФ (ст. 23, 24);
Постановление ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс (для акционерных обществ).

Важно учитывать, что срок хранения документации не зависит от способа ее формирования. Документы, созданные в электронном виде, приравниваются к бумажным и должны храниться в течение того же периода.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Согласно ст. 29 Закона № 402-ФЗ, большинство бухгалтерских документов следует хранить не менее 5 лет. Этот срок отсчитывается с года, следующего за отчетным периодом.

Ключевые документы и сроки их хранения:

Вид документа	Срок хранения	Основание
Первичная учетная документация, бухгалтерские регистры	5 лет	П. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Учетная политика	5 лет после последнего использования	П. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ
Документы о списании, амортизации, переоценке ОС и НМА	5 лет с момента выбытия актива	Ст. 323 Перечня
Путевые листы	5 лет (или 50 лет при отсутствии иных подтверждающих документов)	Ст. 553 Перечня
Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно	Ст. 268 Перечня
Промежуточная отчетность	5 лет	Ст. 268 Перечня
Рабочий план счетов	5 лет	Ст. 267 Перечня

С 2024 года вступили в силу требования ФСБУ 27/2021, предписывающие хранение бухгалтерских документов только на территории России.

Сроки хранения кадровой документации

Срок хранения документов по личному составу определяется датой их завершения в делопроизводстве:

Документы, оформленные до 01.01.2003, хранятся 75 лет;
Документы, оформленные после 01.01.2003, — 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Основные документы и сроки их хранения:

Вид документа	Срок хранения	Основание
Трудовые договоры, личные карточки, личные дела	50 лет	Ст. 435, 444, 445 Перечня
Договоры ГПХ с физлицами	50 лет	Ст. 301 Перечня
Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, награждениях	50 лет	Ст. 434 Перечня
Личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы)	50 лет	Ст. 449 Перечня
График отпусков	3 года	Ст. 453 Перечня
Документы о дисциплинарных взысканиях	3 года	Ст. 454 Перечня
Табели учета рабочего времени	5 лет (или 50 лет при вредных условиях)	Ст. 402 Перечня
Документы по оплате труда, командировкам	5 лет (или 50 лет для вредных условий)	Ст. 434 Перечня
Платежные ведомости, расчетные листки	6 лет (50 лет при отсутствии лицевых счетов)	Ст. 295 Перечня

Если компания использует кадровый ЭДО (электронный документооборот), документы также должны храниться в сроки, установленные архивным законодательством РФ (ст. 22.3 ТК РФ).

Сроки хранения налоговой документации

Вся документация, необходимая для расчета и уплаты налогов, должна храниться 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отсчет срока начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался.

Ключевые налоговые документы:

Вид документа	Срок хранения	Основание
Налоговые декларации и расчеты	5 лет (75 лет для ИП за периоды до 2003 года)	Ст. 310 Перечня
Документы, подтверждающие доходы, расходы, налоговые вычеты	5 лет	Ст. 317 Перечня
Книги покупок и продаж	4 года	П. 24 Правил ведения книги покупок
РСВ (отчетность по страховым взносам)	50 лет	Ст. 308 Перечня
Документы по расчету страховых взносов	6 лет (50 лет при отсутствии лицевых счетов)	Ст. 309 Перечня

Вывод

Правильное хранение бухгалтерской, налоговой и кадровой документации позволяет компании избежать штрафов, корректно вести отчетность и обеспечивать защиту данных сотрудников. Основные сроки хранения варьируются от 3 до 50 лет, в зависимости от типа документа. Особое внимание стоит уделять кадровым документам, поскольку их несвоевременное уничтожение может привести к серьезным юридическим последствиям.