Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: кто обязан перейти и как подготовиться

С 1 сентября 2026 года грузовые перевозки в России переходят на обязательный электронный документооборот. Транспортные накладные, заказ-наряды, экспедиторские документы, а также железнодорожные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках нужно будет оформлять только в электронном виде — с передачей в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Важно понимать: реформа касается не только транспортных и логистических компаний. Участником перевозочного процесса является любая организация, которая отправляет или получает груз по договору перевозки, — торговая, производственная, строительная. Разбираем нормативную базу, перечень исключений и даём пошаговый план подготовки, который стоит пройти до 1 сентября.

Нормативная база: что и почему меняется

Ключевой документ реформы — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс изменения в Закон о транспортно-экспедиционной деятельности (Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ), Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) и другие отраслевые законы. Именно он устанавливает: с 01.09.2026 перевозочные документы по ряду видов перевозок формируются исключительно в электронной форме.

Схема работы выглядит так: участники перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор) обмениваются документами через аккредитованного оператора информационной системы ЭПД, а оператор передаёт данные в ГИС ЭПД. Напрямую подключиться к государственной системе нельзя — работа возможна только через оператора из перечня, который ведёт Минтранс России.

Параллельно государство выстраивает единый цифровой контур грузоперевозок — национальную цифровую транспортно-логистическую платформу «ГосЛог», с которой связаны реестры экспедиторов и перевозчиков (об этом ниже).

Какие документы становятся электронными

Обратите внимание: путевой лист в этот перечень не входит. Обязательный электронный путевой лист по-прежнему предусмотрен только для отдельных случаев, прямо названных в нормативных актах (например, перевозка маркируемой алкогольной продукции — постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944). Для остальных ситуаций бумажный путевой лист остаётся законным — подробно мы разбирали этот вопрос в статье о списании ГСМ после 01.09.2026.

Когда можно остаться на бумаге: перечень исключений

Исчерпывающий перечень случаев, когда перевозочные документы разрешено оформлять на бумажном носителе, утверждён приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (действует с 01.09.2026 до 01.09.2032). В него, в частности, вошли:

• перевозки с участием иностранных юридических и физических лиц;

• перевозки военного и специального назначения;

• каботажные перевозки, выполняемые перевозчиками из стран ЕАЭС;

• перевозки для личных (некоммерческих) нужд граждан;

• технические сбои в работе информационных систем участников;

• отсутствие доступа к интернету по независящим от участника причинам;

• случаи, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;

• перевозки драгоценных металлов и драгоценных камней.

Кроме того, обязанность оформлять ЭТрН возникает только там, где есть договор перевозки груза. Если компания доставляет собственный товар собственным транспортом без привлечения перевозчика, транспортная накладная не оформляется в принципе — соответственно, и переходить на ЭТрН по таким перемещениям не нужно.

Пункты про технические сбои и отсутствие интернета — это страховка на случай форс-мажора, а не постоянная опция: строить на них регулярный документооборот рискованно.

Чем грозит неготовность к 1 сентября

Административная ответственность. Отсутствие у водителя обязательных перевозочных документов влечёт штрафы по ст. 12.3 КоАП РФ. Для экспедиторов, работающих без включения в реестр, предусмотрены существенно более серьёзные санкции — для юридических лиц штрафы достигают сотен тысяч рублей, а при повторном нарушении — до 1 млн рублей.

Налоговые риски. Транспортная накладная — первичный документ, подтверждающий факт перевозки и обосновывающий расходы по ст. 252 НК РФ, а также вычеты НДС по транспортным услугам. Если с 01.09.2026 для вашей перевозки установлена обязательная электронная форма, бумажная накладная, оформленная вне перечня исключений, — это документ, составленный с нарушением законодательства. Претензии налоговых органов к таким расходам более чем вероятны.

Операционные риски. Крупные грузовладельцы и перевозчики уже переводят договоры на электронный документооборот. Контрагент, не подключённый к оператору ИС ЭПД, рискует просто не получить заказ.

Пошаговый план подготовки

1. Проведите аудит перевозок. Составьте карту: какие грузопотоки есть у компании, по каким договорам они оформляются (перевозка, экспедиция, доставка собственным транспортом), какие документы формируются сейчас и кто их подписывает. Это позволит точно определить, какие процессы подпадают под обязательные ЭПД.
   
   

2. Проверьте себя по перечню исключений. Сверьтесь с приказом Минтранса № 262: возможно, часть перевозок останется на бумаге. Зафиксируйте вывод письменно — он пригодится при спорах с контрагентами и проверяющими.
   
   

3. Оформите электронные подписи. Понадобятся квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или ИП, а для сотрудников, подписывающих документы, — КЭП физических лиц в связке с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Отдельно решите, как будут подписывать документы водители: продумайте выдачу подписей и мобильные устройства для работы в рейсе.
   
   

4. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД. Актуальный перечень операторов публикует Минтранс России. При выборе уточните: поддерживает ли оператор роуминг с операторами ваших контрагентов, есть ли интеграция с вашей учётной системой, как организована техподдержка. Если учёт ведётся в 1С, подключение к обмену ЭПД настраивается прямо из программы через сервис ЭДО.
   
   

5. Интегрируйте ЭПД в учётные процессы. Настройте формирование ЭТрН и других документов из учётной системы, определите ответственных за каждый «титул» документа (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель заполняют свои разделы и подписывают их последовательно), назначьте администратора системы.
   
   

6. Обновите договоры и внутренние регламенты. Пропишите с контрагентами порядок обмена электронными документами, действия при технических сбоях (когда допустим переход на бумагу и как потом восстановить электронный документ), внесите изменения в учётную политику и должностные инструкции.
   
   

7. Обучите сотрудников и проведите тестовые перевозки. До 1 сентября прогоните хотя бы несколько реальных рейсов в электронном формате: это выявит проблемы с подписями, роумингом и заполнением документов, пока ошибки ещё ничего не стоят.
   
   

8. Проверьте реестры «ГосЛог». Экспедиторы уже обязаны состоять в реестре — работа вне его наказуема. Перевозчикам, использующим грузовые автомобили массой свыше 3,5 тонны в коммерческих перевозках, предстоит включение в реестр перевозчиков с 01.03.2027 (Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ) — заложите это в план на следующий год.
   
   

Вывод: переход на электронные перевозочные документы с 01.09.2026 — не точечное изменение, а перестройка всего документооборота грузоперевозок, затрагивающая грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Оставаться на бумаге смогут только участники перевозок из закрытого перечня исключений Минтранса. Времени до 1 сентября остаётся немного: чем раньше компания оформит подписи, выберет оператора и протестирует процесс, тем спокойнее пройдёт переход — без штрафов, налоговых претензий и остановки отгрузок.