Нужно ли заполнять графы 12–14 счета-фактуры с 1 апреля 2025 года, если товар не подлежит прослеживаемости?

С 1 апреля 2025 года применяется обновлённая форма счета-фактуры (версия 5.03, утв. приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Это вызвало у бухгалтеров вопрос: обязательно ли заполнять графы 12, 12а, 13 и 14, если товар не входит в перечень прослеживаемых?

Разберёмся, как действовать в такой ситуации.

Что это за графы?

При реализации прослеживаемых товаров в табличной части счета-фактуры (или УПД) необходимо указывать:

• графы 12 и 12а — единица измерения товара для целей прослеживаемости (код и сокращенное обозначение по ОКЕИ);

• графа 13 — количество товара в такой единице;

• графа 14 — стоимость товара без НДС в рублях.

Эти данные отображаются в таблице 5.17 новой электронной формы счета-фактуры.

А если товар непрослеживаемый?

Если товар не входит в перечень, утверждённый постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110, то:

• в электронном счете-фактуре (или УПД) таблица 5.17 не заполняется и не визуализируется;

• в бумажной форме счета-фактуры графы 12–14 могут оставаться пустыми либо не формироваться вовсе — это не будет нарушением.

Этот подход подтверждается письмом ФНС России от 09.09.2021 № ЕА-4-15/11188@. Его выводы остаются актуальными и после обновления формы счета-фактуры в 2025 году.

Когда заполнять графы обязательно?

Заполнение граф 12–14 обязательно только в случае, если одновременно соблюдаются условия:

• товар включён в Перечень прослеживаемых;

• продавец оформляет счет-фактуру или УПД;

• документ создаётся в электронной форме, как того требует п. 1.1 ст. 169 НК РФ.

Выводы для бухгалтера

• Если товар не прослеживаемый, можно не заполнять графы 12–14;

• В электронной форме эти графы автоматически исключаются системой;

• В бумажной форме вы вправе оставить их пустыми или не формировать вовсе;

• Главное — проверьте, входит ли товар в утвержденный перечень.

На заметку

• Убедитесь, что вы используете актуальную форму счета-фактуры с 01.04.2025;

• При продаже прослеживаемых товаров оформляйте документы только в электронной форме (кроме исключений, предусмотренных НК РФ).