Минтруд России разъяснил особенности перехода на кадровый электронный документооборот

С 2025 года в трудовом законодательстве закрепляется всё больше норм, касающихся ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО). Минтруд России в письмах от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653 и от 06.03.2025 № 14-6/ООГ-1159 дал разъяснения, которые помогут работодателям корректно внедрить КЭДО и избежать нарушений при оформлении согласий работников, а также в вопросах обмена документами после перехода на электронный формат.

Что такое КЭДО и как оформить согласие работника

Кадровый электронный документооборот — это форма взаимодействия между работодателем и работником, при которой кадровые документы ведутся и обмениваются в цифровом виде через информационные системы. Основания и порядок перехода на КЭДО закреплены в ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.

Работодатель вправе самостоятельно принять решение о переходе на КЭДО, зафиксировав его в локальном нормативном акте (например, в Положении о КЭДО). Этот документ должен содержать перечень кадровых документов, обрабатываемых в электронном виде, и порядок взаимодействия сторон.

Как получить согласие работника

Переход на КЭДО возможен только при наличии письменного согласия работника. При этом для сотрудников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих до этого трудового стажа, отдельное согласие не требуется (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ).

Минтруд напомнил: в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2025 и положениями Трудового кодекса, письменное согласие может быть оформлено:

• в бумажной форме с личной подписью работника,
  

• в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
  
  

Таким образом, у работодателя есть два законных варианта оформления согласия в зависимости от доступной технической инфраструктуры и предпочтений сторон.

Можно ли продолжать использовать бумажные заявления после перехода на КЭДО

Да, в отдельных случаях это допустимо. По общему правилу после перехода на КЭДО взаимодействие между работником и работодателем осуществляется исключительно через информационные системы (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ). Это касается, например, заявлений, уведомлений и иных сообщений, предусмотренных трудовым законодательством.

Однако в соответствии со ст. 62 ТК РФ, заявления, связанные с выдачей документов о трудовой деятельности или их копий, работник вправе подать в письменной форме, независимо от наличия КЭДО. Также допускается направление таких запросов:

• через электронную почту,
  

• через информационную систему работодателя,
  

• через Единую цифровую платформу «Работа в России».
  

Таким образом, законодательство сохраняет за работником право выбора формы подачи отдельных заявлений даже при использовании КЭДО.

Практические рекомендации для работодателей

1. Разработайте и утвердите локальный акт, регулирующий порядок КЭДО, включая перечень документов и используемую информационную систему.
   

2. Соберите письменные согласия работников, принятых до 2022 года. Убедитесь, что они оформлены либо на бумаге, либо с применением УКЭП.
   

3. Обеспечьте техническую готовность: информационная система должна поддерживать защиту данных, подпись УКЭП и архивирование документов.
   

4. Информируйте сотрудников о возможности направлять заявления в бумажной форме в предусмотренных законом случаях.
   

Заключение

Переход на кадровый электронный документооборот — это не просто технологическое новшество, а структурное изменение в организации кадровых процессов. Минтруд России своим разъяснением уточнил спорные моменты, связанные с оформлением согласия и возможностью подачи бумажных документов. Работодателям важно не только соблюдать нормативные требования, но и обеспечить прозрачность и удобство новых процессов для работников.