Можно ли выдать доверенность на подписание кадровых документов не сотруднику?

При необходимости компании делегировать определённые полномочия стороннему лицу, часто возникает вопрос: можно ли оформить доверенность физическому лицу, которое не работает в организации, с правом подписывать кадровые документы и приказы? А также — возможно ли предоставить ему полномочия на заключение договоров от имени компании?

В этом материале разберёмся, что разрешает закон, как оформить такие полномочия и на что стоит обратить внимание работодателю.

Ключевой вопрос: кто может подписывать кадровые документы и договоры?

По общему правилу, кадровые документы (приказы, трудовые договоры, акты и пр.) подписываются руководителем организации или другим уполномоченным работником, например, заместителем директора, начальником отдела кадров или юристом.

Однако ничто не мешает делегировать такие полномочия и лицу, не являющемуся сотрудником, при соблюдении ряда условий.

Что говорит законодательство

✅ Гражданский кодекс РФ

Согласно статьям 185–187 ГК РФ, юридическое лицо вправе выдать доверенность на совершение сделок от своего имени любому физическому лицу, вне зависимости от того, состоит ли оно с организацией в трудовых отношениях. Это означает, что вопрос о трудовом статусе доверенного лица в гражданско-правовом контексте значения не имеет.

Таким образом, оформить доверенность на заключение договоров, подписание актов, представление интересов и прочие юридические действия — допустимо.

✅ Трудовой кодекс РФ

Статьи 20 и 57 ТК РФ регламентируют, кто вправе выступать от имени работодателя в трудовых отношениях. Однако вопрос делегирования полномочий на подписание кадровых документов не урегулирован напрямую, что создаёт возможность действовать через локальные акты.

На практике, если учредительные документы и внутренние положения компании допускают делегирование таких полномочий, то их можно оформить через доверенность по ГК РФ.

Позиция Минтруда и Роструда

Ведомства официально подтверждают, что организация вправе выдать доверенность физическому лицу, не являющемуся её сотрудником, на подписание кадровых документов и совершение юридически значимых действий.

Примеры подтверждающих писем:

• Минтруд России от 16.01.2024 № 14-6/ООГ-207

• Минтруд России от 26.06.2023 № 14-6/ООГ-4285

• Роструд от 04.04.2023 № ПГ/05385-6-1
  
  

Они прямо указывают, что доверенность, оформленная в соответствии со статьями 185–187 ГК РФ, является достаточным основанием для признания правомочности подписанта, даже если он не является работником компании.

Как правильно оформить доверенность

Чтобы делегировать стороннему физлицу право подписи, необходимо:

1. Составить доверенность в письменной форме, желательно — с нотариальным заверением (если требуется по характеру полномочий).

2. Указать в тексте:

• Полное ФИО доверенного лица;

• Перечень конкретных полномочий: подписание приказов, договоров, заявлений, отчетов и пр.;

• Срок действия доверенности;

• Основание выдачи — решение директора, протокол, учредительный документ и т. д.

3. При необходимости — зафиксировать этот порядок в локальном нормативном акте (например, Положении о делегировании полномочий).

4. Хранить копию доверенности в кадровом деле и бухгалтерии.

Важно учитывать

• Ответственность за действия доверенного лица несёт организация, если они совершены в рамках полномочий.

• В случае спорных ситуаций (например, с трудовой инспекцией), компания должна быть готова обосновать законность такого делегирования.

• Если доверенность выдана на подписание кадровых документов, но сам подписант не участвует в управлении компанией, стоит дополнительно согласовать действия с юридическим отделом.

Вывод

Да, организация вправе выдать доверенность с правом подписи кадровых документов и договоров физическому лицу, не состоящему с ней в трудовых отношениях. Главное — правильно оформить документ по нормам Гражданского кодекса РФ и зафиксировать делегирование в локальных актах.

Это законная и применимая на практике мера, подтверждённая позицией Минтруда и Роструда. Однако она требует внимательности к деталям оформления и понимания возможных рисков.