Как правильно составить график отпусков на 2025 год: основные правила и советы

До 17 декабря 2024 года работодателям необходимо составить и утвердить график отпусков на 2025 год. Этот документ позволяет заранее распределить время отдыха сотрудников, минимизировать риски простоя на производстве и обеспечить соблюдение законодательства. В статье мы разберем, кто обязан составлять график, какие правила учитывать, как правильно оформлять и вносить изменения.

Что такое график отпусков

График отпусков — это обязательный документ, в котором фиксируются периоды отпусков всех сотрудников компании. Он позволяет заранее определить, кто и когда будет находиться в отпуске, чтобы избежать конфликтов и перебоев в работе.

Составлять график обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, за исключением тех, кто относится к микропредприятиям. Проверить статус микропредприятия можно в реестре налоговой службы.

Почему график отпусков обязателен?

После утверждения график становится документом, обязательным для исполнения обеими сторонами: работодателем и работником. Это значит, что работник имеет право уйти в отпуск строго в указанные сроки без дополнительного уведомления.

Кого включать в график отпусков

В график необходимо внести всех сотрудников, включая:

• постоянных работников;

• совместителей;

• сотрудников по срочным договорам;

• удаленных работников, если трудовые условия это предусматривают;

• женщин в декрете, которые планируют выйти на работу в следующем году;

• сотрудников, возвращающихся после мобилизации.

Важно! Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПХ) в график отпусков не включаются, так как они не подпадают под нормы трудового законодательства.

Особенности для льготных категорий

Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска на свое усмотрение:

• женщины перед или после декрета;

• родители детей-инвалидов;

• многодетные родители, если младшему ребенку менее 14 лет;

• совместители — для совмещения с основным местом работы;

• ветераны боевых действий;

• почетные доноры.

Как правильно заполнить и утвердить график отпусков

Основные правила составления

1. Первый отпуск предоставляется после шести месяцев работы.

2. Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней.

3. Дополнительные дни отпуска добавляются к основному.

4. График составляется на календарный год.

5. Одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Форма графика

Для составления графика можно использовать:

• стандартную форму № Т-7;

• собственную форму, если она включает все обязательные сведения: даты начала отпуска, количество дней, подписи.

Утверждает график отпусков руководитель компании. Если эта функция делегирована другому лицу, необходимо оформить доверенность.

Ознакомление сотрудников

Сотрудников необходимо ознакомить с графиком под подпись. Для этого можно:

• добавить графу в сам документ;

• оформить отдельный лист ознакомления.

Деление отпуска на части

Разделение отпуска возможно, если стороны согласовали это заранее. При этом одна из частей должна быть не короче 14 дней.

Как отразить разделение в форме № Т-7:

• Указать количество дней каждой части в графе 5.

• Записать даты начала частей отпуска в графах 6 и 9.

• В графе 8 добавить ссылку на документ, на основании которого отпуск разделен.

Как внести изменения в график отпусков

Закон не содержит четких требований для внесения изменений в график отпусков. Однако есть стандартный порядок:

1. Сотрудник пишет заявление с новыми датами отпуска.

2. Издается приказ о внесении изменений в график.

3. Обновленный график доводится до сотрудников под подпись.

Обратите внимание: изменения нельзя вносить в одностороннем порядке.

Ответственность за отсутствие графика

За нарушение требований к графику отпусков работодателю может грозить штраф:

• для должностных лиц — до 5 000 рублей;

• для юридических лиц — до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Заключение

Составление графика отпусков — это не только обязанность работодателя, но и эффективный инструмент управления кадровыми ресурсами. Учитывайте права сотрудников, особенности работы вашей компании и оформляйте документ вовремя, чтобы избежать конфликтов и штрафов.