Авансовый отчет в 2025 году: новые правила оформления и подачи

Авансовый отчет — важный документ в бухгалтерском учете, который подтверждает целевое использование средств, выданных сотруднику под отчет. В 2025 году вступили в силу изменения, касающиеся формы, сроков и порядка предоставления отчета. Разберемся, как правильно его составить, чтобы избежать ошибок и возможных проблем с бухгалтерией.

Что изменилось в авансовом отчете с 2025 года?

В 2025 году произошли два ключевых изменения:

1. Гибкие сроки подачи. Теперь организация или ИП могут самостоятельно устанавливать дедлайн для сдачи авансового отчета, если он не связан с командировкой. Ранее срок составлял три дня.

2. Один отчет на несколько случаев. Теперь можно оформить один авансовый отчет на несколько выдач денежных средств, даже если они касаются разных сотрудников. В этом случае необходимо указать всех получателей и суммы, а также период использования средств.

Как правильно заполнить авансовый отчет?

Авансовый отчет можно составить по унифицированной форме АО-1 или разработать свой вариант. Документ состоит из двух частей:

• Лицевая сторона — данные о подотчетном лице.

• Оборотная сторона — информация о расходах с приложением подтверждающих документов.

Что указать в графах отчета?

Документы должны быть пронумерованы в соответствии с графами и приложены к отчету.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

Шаг 1. Заполните отчет, приложите первичные документы (чеки, квитанции). Если деньги выдавались на закупку материалов, добавьте подтверждение их получения.

Шаг 2. Подпишите отчет и расшифруйте подписи.

Шаг 3. Передайте отчет бухгалтеру. Он проверит корректность заполнения, отразит остаток или перерасход средств, а также внесет сумму полученных и потраченных денег.

Шаг 4. Получите расписку от бухгалтера, подтверждающую принятие отчета на проверку.

Особенности работы с корпоративной картой

Если сотрудник оплачивал расходы с корпоративной карты, авансовый отчет оформляется стандартно, но с учетом нюансов:

• В графе «Получен аванс из кассы» ставится прочерк.

• В разделе «Итого получено» указывается сумма, списанная с корпоративного счета.

• В графе «Израсходовано» переносится сумма из оборотной стороны отчета.

Как заполнить строки авансового отчета

Заполнение документа требует особой внимательности, так как он является основанием для бухгалтерского учета.

Как составить авансовый отчет в иностранной валюте?

Если сотрудник получил аванс в валюте, в графе 8 оборотной стороны указывается сумма расходов в валюте, а в графе 7 — ее эквивалент в рублях по курсу ЦБ РФ.

• Если деньги выдавались заранее, пересчет ведется по курсу на дату аванса.

• Если сотрудник тратил личные средства и образовался перерасход — по курсу на дату утверждения отчета.

Что указать в строках авансового отчета

1. «Дата» — указывается день, когда составляется отчет.

2. «ФИО подотчетного лица» — указываются фамилия, имя и отчество сотрудника, который получил деньги.

3. «Должность» — записывается официальная должность работника.

4. «Структурное подразделение» — если в организации есть подразделения, необходимо указать, к какому относится подотчетное лицо.

5. «Основание для выдачи» — здесь указывается цель расходования средств, например: «Командировочные расходы», «Приобретение канцелярии» и т. д.

6. «Получен аванс из кассы» — вписывается сумма, выданная наличными. Если сотрудник оплачивал расходы корпоративной картой, ставится прочерк.

7. «Итого получено» — общая сумма аванса, включая как наличные, так и списания с корпоративной карты.

8. «Израсходовано» — сумма, фактически потраченная сотрудником. Она должна соответствовать данным из таблицы на оборотной стороне отчета.

9. «Остаток» — если работник израсходовал меньше полученной суммы, в этой строке фиксируется сумма, подлежащая возврату в кассу.

10. «Перерасход» — если сотрудник потратил больше, чем получил, здесь указывается сумма, подлежащая возмещению ему из кассы организации.

11. «Дата сдачи отчета» — указывается день, когда подотчетное лицо передало отчет в бухгалтерию.

12. «Подписи» — отчет подписывает подотчетное лицо, бухгалтер и руководитель организации или уполномоченное лицо.

Как исправить ошибки в авансовом отчете?

Если в отчете обнаружена ошибка, ее можно исправить вручную:

1. Зачеркнуть неверные данные.

2. Внести правильные сведения.

3. Подписать исправление с указанием даты и инициалов ответственных лиц (подотчетного, бухгалтера, руководителя).

Следуя этим рекомендациям, можно избежать ошибок и проблем при подаче авансового отчета в 2025 году.